Bon Group är en snabbväxande koncern inom dryck, nöje och restaurang som verkar i tillväxtcentra. Anläggningarna är strategiskt placerade nära stora turistströmmar och omfattar boende, restauranger, nattklubbar och pubar. Under högsäsong växer Bon Groups personalstyrka till långt över 100 personer och antalet kvitton per år uppgår till tiotusentals.
Eftersom Bon Group har vuxit genom företagsförvärv har anläggningarna haft olika system och arbetsmodeller under tidigare ägare, vilket hade gjort det utmanande att hantera helheten. Från början ville Bon Group fokusera på kunskapshantering och säkerställa att ledningen alltid hade en realtidsbild av verksamheten.
"Det var tydligt för oss från dag ett att vi ville leda med data – och för det behövde vi en realtidsbild från alla enheter", säger vd Ville Puustinen.
Branschernas mångfald förde med sig egna utmaningar vid systemvalet: boende, nöje och restaurang krävde olika angreppssätt ur både ett affärs- och dataperspektiv. Samtidigt var målet att bygga en lätthanterlig helhet som skulle stödja koncernövergripande ledning, rapportering och utveckling.
"Vi har väldigt olika avdelningar med olika informationsbehov. Vi har försökt förenkla ledningen och använda partners som integreras smidigt i systemet. Till exempel överförs arbetspass direkt från HR-systemet till rapporteringen och ekonomiavdelningen stämmer av försäljningen via Resto", säger Ville.
Centraliserad styrning avgjorde valet
För Bon Group var det viktigt att hitta ett system som möjliggör centraliserad styrning, en tydlig datastruktur och pålitlig användbarhet i krävande och hektiska miljöer. Flera alternativ övervägdes, men i slutändan var det Restolutions paket som bäst motsvarade koncernens behov.
"Vi hade andra system på plats på grund av vår historia, men vi valde Restolution eftersom det möjliggör centraliserad styrning och är en mycket funktionell lösning för vardagsbruk. Dessutom stödjer hårdvaran vår moderna restaurangverksamhet", säger Ville.
Implementeringar planeras i förväg så att de nya anläggningarna snabbt integreras i det övergripande systemet. Bon Group har egna riktlinjer för kassasystem, en tydlig process och interna systemexperter som stödjer utrullningen av nya enheter.
"Vi har satsat på operativ implementering. Vi har interna experter som stöttar enheterna i den inledande fasen och kassamanualerna är anpassade efter våra behov. Vi har ett konsekvent arbetssätt och lean-tänkandet återspeglas i hur resurseffektivt implementeringarna genomförs", säger Ville.
Systemet anpassas efter olika koncept
Bon Group använder Restolutions kassasystem, betalterminaler och omfattande integrationer med system som HR, Power BI och Kesko beställningsplattform. Olika restaurangkoncept använder surfplattabaserade kassasystem, medan nattklubbar och större lokaler förlitar sig på mer traditionella kassalösningar.
"Surfplattan fungerar bra på restauranger med en begränsad meny men med fokus på djupa smaker. På kvällsöppna ställen behöver man däremot en lösning som klarar av högt tempo och tryck. Restolutions system skalar perfekt efter olika behov,"
— Ville.
Helhetshanteringen stöds särskilt av rapportering och färdiga gränssnitt som gör det möjligt att kombinera data enkelt och utan extra kodningsarbete.
"Rapporteringsdelen är viktig för oss. Restolution är lättanvänt och alla integrationer fungerar. Det finns inget behov av att koda något själv, eftersom datan flyter smidigt från ett system till ett annat," säger Ville.
Användarvänlighet är också en viktig del av personalupplevelsen. För Bon Group är medarbetarna en viktig konkurrensfördel, och ett tydligt användargränssnitt bidrar till att hålla verktygen smidiga och effektiva.
"Personalen är en konkurrensfördel. Det är viktigt för oss att de har verktyg som fungerar och som är bekväma att arbeta med. Restolution är ett mycket populärt system bland vår personal och vi får bara positiv feedback," säger Ville.
Tillförlitlighet under press
Restolution har skapat tydlighet, effektivitet och jämförbarhet för Bon Group. I vår största enhet stöder systemet samtidig användning av dussintals kassor, vilket kräver hög driftsäkerhet. Med korrekt kassadata kan enheternas prestationer jämföras och förbättras.
"Med nästan hundra personer som använder systemen samtidigt är tillförlitligheten kritisk. Korrekt data hjälper oss att reagera snabbt och förbättra vår verksamhet. Vi kan omedelbart se var prestationen är sämre eller bättre i en viss enhet," säger Ville.
Rapporteringen stöder koncernens ledning och beslutsfattande. Genom Restolution förser Bon Group snabbt styrelsen och aktieägarna med uppdaterad information om verksamheten, vilket främjar transparens och utveckling.
Restolution möter koncernens behov
"Samarbetet med Restolution har varit smidigt och okomplicerat. Vi har en enda kontaktperson som hanterar allt. Han har även varit tillgänglig på kvällar och helger när oväntade situationer har uppstått. Det är en värdefull tjänst", säger Ville.
Enligt Bon Groups erfarenhet är det värt att se till helheten när man väljer system – kostnad, integration och användarvänlighet. Restolution har mött koncernens behov mycket väl.
"När man väger fördelar mot kostnader ger användarvänlighet och bred användbarhet tydliga besparingar. I vårt fall har Resto varit en mycket effektiv och branschanpassad lösning. Med många avdelningar och en vilja att leda med kunskap är möjligheterna som Restolutions gränssnitt erbjuder en betydande konkurrensfördel." Villes rekommendationer.
