Bon Group er et raskt voksende konsern innen servering, underholdning og restaurantdrift med virksomhet i vekstsentre. Lokasjonene ligger nær viktige turiststrømmer og omfatter overnatting, restauranter, nattklubber og puber. I høysesongen vokser arbeidsstokken i Bon Group til godt over 100 ansatte, og antall kvitteringer per år teller titusenvis.
Ettersom Bon Group har vokst gjennom oppkjøp, har de ulike lokasjonene hatt forskjellige systemer og driftsmodeller under tidligere eiere, noe som ville gjort det utfordrende å styre helheten. Fra starten av ønsket Bon Group å fokusere på kunnskapsledelse og sikre at ledelsen alltid hadde sanntidsinnsikt i virksomheten.
"Det var tydelig for oss fra dag én at vi ønsket å lede basert på data – og for å få til det trengte vi sanntidsinnsikt fra alle enheter," sier administrerende direktør Ville Puustinen.
Mangfoldet i bransjene førte med seg egne utfordringer for systemvalget: overnatting, underholdning og restaurantdrift krevde ulike tilnærminger, både forretningsmessig og datamessig. Samtidig var målet å bygge en håndterbar pakke som kunne støtte konsernledelse, rapportering og utvikling.
"Vi har svært ulike avdelinger med ulike informasjonsbehov. Vi har forsøkt å forenkle ledelsen og bruke partnere som integreres sømløst i systemet. For eksempel overføres vakter direkte fra HR-systemet til rapportering, og økonomiavdelingen avstemmer salget via Resto," sier Ville.
Sentralisert styring avgjorde valget
For Bon Group var det viktig å finne et system som muliggjør sentralisert styring, en tydelig datastruktur og pålitelig brukervennlighet i krevende og travle miljøer. Flere alternativer ble vurdert, men til slutt var det Restolutions pakke som best møtte konsernets behov.
"Vi hadde andre systemer på plass på grunn av vår historie, men vi valgte Restolution fordi det tillater sentralisert styring og er en svært funksjonell løsning for daglig bruk. I tillegg støtter maskinvaren vår moderne restaurantdrift," sier Ville.
Implementeringer planlegges på forhånd slik at nye lokasjoner raskt integreres i det overordnede systemet. Bon Group har egne retningslinjer for kassehåndtering, en tydelig prosess og interne systemeksperter som støtter utrullingen av nye enheter.
"Vi har investert i operasjonell implementering. Vi har interne eksperter som støtter enhetene i den innledende fasen, og kassemanualene er tilpasset våre behov. Vi har en konsekvent arbeidsmåte, og slank tenkning gjenspeiles i hvor ressursbesparende implementeringene gjennomføres," sier Ville.
Systemet skalerer til ulike konsepter
Bon Group bruker Restolutions kassesystem, betalingsterminaler og omfattende integrasjoner med systemer som HR, Power BI og Keskos bestillingsplattform. Ulike restaurantkonsepter benytter nettbrettbaserte kassesystemer, mens nattklubber og større lokaler baserer seg på mer tradisjonelle kasseløsninger.
«Nettbrettet fungerer godt i restauranter med en smal meny, men med fokus på smak. På kveldssteder trenger man derimot en løsning som tåler fart og press. Restolutions system skalerer perfekt til ulike behov,»
— Ville.
Håndteringen av helheten støttes spesielt av rapportering og ferdige grensesnitt som gjør det mulig å kombinere data enkelt og uten ekstra koding.
«Rapporteringsdelen er viktig for oss. Restolution er enkelt å bruke, og alle integrasjonene fungerer. Det er ikke behov for å kode noe selv, ettersom dataene flyter sømløst fra ett system til et annet,» sier Ville.
Brukervennlighet er også en viktig del av de ansattes opplevelse. For Bon Group er medarbeiderne et viktig konkurransefortrinn, og et oversiktlig brukergrensesnitt bidrar til at verktøyene er behagelige og effektive å bruke.
«De ansatte er en konkurransefaktor. Det er viktig for oss at de har verktøy som fungerer og som er gode å jobbe med. Restolution er et svært populært system blant våre ansatte, og vi får bare positive tilbakemeldinger,» sier Ville.
Pålitelighet under press
Restolution har brakt oversikt, effektivitet og sammenlignbarhet til Bon Group. I vår største enhet støtter systemet samtidig bruk av dusinvis av kassaapparater, noe som krever driftssikkerhet. Med nøyaktige kassedata kan enhetenes prestasjoner sammenlignes og forbedres.
«Med nesten hundre personer som bruker systemene samtidig, er pålitelighet kritisk. Nøyaktige data hjelper oss å reagere raskt og forbedre virksomheten. Vi kan umiddelbart se hvor prestasjonene er svakere eller bedre i en gitt enhet,» sier Ville.
Rapportering støtter konsernets ledelse og beslutningstaking. Gjennom Restolution gir Bon Group raskt styret og aksjonærene oppdatert informasjon om virksomheten, noe som støtter åpenhet og utvikling.
Restolution møter konsernets behov
«Samarbeidet med Restolution har vært smidig og ukomplisert. Vi har ett fast kontaktpunkt som håndterer alt. Han har også vært tilgjengelig på kveldstid og i helger når uforutsette situasjoner har oppstått. Det er en verdifull tjeneste», sier Ville.
Erfaringen til Bon Group er at man ved valg av system bør se på helheten – kostnader, integrasjoner og brukervennlighet. Restolution har møtt konsernets behov svært godt.
«Når man veier fordeler mot kostnader, gir brukervennlighet og bred anvendelighet klare besparelser. I vårt tilfelle har Resto vært en svært effektiv og bransjetilpasset løsning. Med mange avdelinger og et ønske om kunnskapsbasert ledelse, er mulighetene som Restolutions grensesnitt tilbyr et betydelig konkurransefortrinn.» Ville anbefaler.
